Tanımadığınız Birisine Resmi Ağızdan Nasıl Mail Yazılır

Tanımadığınız Birisine Resmi Ağızdan Nasıl Mail Yazılır
3 kişi: 4.67

Kurumsal bir iş yerinde çalışırken, sıklıkla tanımadığınız birilerine e-posta oluşturmanız gerekebilir. Biraz garip olmakla birlikte, mesleki hayatın olmazsa olmaz bir parçasıdır. Kısaca bir yabancıya profesyonel bir e-posta gönderirken takip etmeniz gereken bazı görgü kuralları vardır. Bu görgü kurallarına uygun bir mail trafiği oluşturmanız sorununuzun çözümünü hızlandıracağı gibi şirketinizin imajını korumanıza da yarar sağlayacaktır.

Maile Başlarken


1.Araştırmanızı yapın. Bir yabancıyla e-posta oluşturmadan önce mutlaka bilmeniz gereken bazı bilgiler vardır. Yazmaya başlamadan hemen önce, alıcının çalıştığı şirketin web sitesine bir göz atarak kendisi hakkında bazı bilgiler edinmeniz yararınıza olabilir.

  • Alıcının e-posta adresini bilmiyorsanız, şirket web sitesinde yer alan hakkımızda veya yönetim kadrosu sayfalarından bulabilirsiniz. Listelenen bir e-posta yoksa, yani bilgiye ulaşamadıysanız e-posta yoluyla kişiyle iletişim kurmak konusunda dikkatli olun. Bunun yerine fiziksel bir mektup göndermek ve alıcısına teslim ettirilmesini sağlamak isteyebilirsiniz.
  • E-postada herhangi bir soru sormayı düşünüyorsanız, web sitesinin bu sorulara yanıt olabilecek içerikler barındırmadığından mutlaka emin olun. Tembel olduğunuz ve bir web sitesini okumak için zaman ayırmadığınızı karşı tarafa hissettirmek istemezsiniz..
  • Doğru kişiyle kontak kurduğunuzdan mutlaka emin olmalısınız. Mailinize “Soruyu soracağım kişi olduğunuza emin değilim ancak.. “ şeklinde başlamak istemezsiniz. Diğer yandan bu yaptığınız hiç profesyonelce değildir ve saygısızlık olarak nitelendirilebilir. Kiminle iletişime geçeceğinizi bulana kadar e-postayı taslak olarak saklamaya devam edin.

2. Mail atma sebebinizi net olarak ifade edebilecek bir başlık oluşturun. E-postayı neden ilgili kişiye ilettiğiniz konu başlığında mutlaka belirtilmelidir. Yani alıcı başlığa baktığında mutlaka ne hakkında olduğunu öğrenmelidir. Genellikle yabancı kişilerden iletilen mailler direkt olarak okunmadan çöp kutusuna gönderilir ve açıklayıcı olmayan bir konu başlığı da önemsiz sayılacaktır.

  • E-postanın ne ile alakalı olduğunu açıklamak adına birkaç kelime kullanın. 4 veya 5 kelimeyi geçmemek kaydıyla mümkün olduğunca çok ayrıntı kullanın. Örneğin, “Yeni bilgisayarlar hakkında saat 10’da buluşma” şeklinde yazılmış bir konu başlığı “Bu Sabah Toplantısı” ndan daha iyidir. Diğer yandan alıcının e-postalarını kontrol ederken sizin gönderdiğiniz postaya daha fazla dikkat etmesini sağlayacaktır.
  • “Merhaba” ve “Selam” gibi belirsiz mail başlıkları bazen yanlışlıkla spam olarak okunur ve alıcının spam klasörüne yönlendirilir. Bu ilgili kurumun kullandığı mail yazılımının yaptığı bir iştir. Konu hakkında dikkatli olun.
  • E-postanız konu satırının hemen yan tarafında görüntüleneceğinden profesyonel bir e-posta kullanın. E-posta adresiniz adınız ve soyadınızdan oluşsun.

3 Alıcıya nasıl hitap edeceğinize karar verin. Bir yabancıya e-posta gönderiyorsanız, kullandığı adını bilmediğiniz için zor durumda kalabilirsiniz. Bunun için yanlış hitaplardan kaçınmanıza yardımcı olabilecek birkaç görgü kuralları vardır.

  • Kime hitab edeceğinizi bilmiyorsanız; “İlgili kişiye ulaştırın” veya “Sayın Bay, Bayan” şeklinde maile başlamanız uygun olmayabilir. Ancak sakın gevşek bir mail girişi oluşturmayın. “Selam” bir iş e-postası için çok profesyonelce karşılanmıyor. Basit bir “Merhaba” ile e-postaya başlamak çok daha iyi olacaktır.

Maili Yazarken

1 Konuyu uzatmadan kısa ve öz şekilde açıklayın. Meseleyi kısa ve öz cümlelerle açıklayarak ve amacınızı açıkça tanımlayarak, okuyucu tarafından ciddiye alınacak profesyonel bir görüntü sunuyorsunuz. Bu aynı zamanda, aşırı derecede sözel ifadelerle oluşturulmuş bir mailin sıkıcılığından uzak durmanız konusunda yarar sağlayacak.

  • Kendinizi ve şirketinizi uygun bir dille açıklayıcı şekilde tanımladıktan sonra, bir sonraki cümlenizin e-postanın amacını açıklaması gerekiyor. Mesaj atma nedeninizi iki cümlede belirtmek en iyisidir.
    Pozitif ol. Bir şikâyet veya endişeyi dile getirmek için yazıyor olsanız dahi, e-posta içerisinde kullandığınız dil ile nazik ve saygılı olun.

2 Basit, doğrudan ifadeler kullanın. Bir iş e-postası mümkün olduğunca kolay okunmalıdır. Bu, anlaşılması kolay temiz bir dili kullanmak anlamına gelir, alıcı mesajınızı okurken direkt olarak salt bilgi ile karşılaşmalıdır ve ne istediğinizi açıkça anlamalıdır.

  • Edilgen değil etken fiiller kullanmaya dikkat edin. Örneğin, “Patronum Ayça Güner tarafından bir not gönderildi” demeyin. Bunun yerine, “Patronum Ayça Güner, size bir not gönderdi” diyebilirsiniz.
  • Bu terimler şirketinizde çok yoğun olarak kullanılsa dahi, jargon ve teknik terimler kullanmaktan kaçının. Basit İngilizce ve ortak cümleleri tercih edin. Bildiğiniz gibi yabancı birisine e-posta oluşturuyorsunuz.
  • Kısa cümleler kullanın. Bağlaçları mümkün olduğunca ortadan kaldırın ve uzun cümleleri parçalayın. Örneğin, “Sevkiyat konusunda sizden haber almadık ve bilgileri anladığınızdan emin olmak için sizinle görüşmek istedik.” cümlesi, “Sevkiyat konusunda sizden haber alamadık, bilgileri anladığınızdan emin olmak için takip etmek istedik” şeklinde yazılsa çok daha iyi olurdu.
  • Uygun dil bilgisi, yazım ve noktalama işaretlerini kullanın. Gönderme düğmesine basmadan önce yazım denetimi yapın ve e-posta içerisindeki tüm hataları düzeltin.

3. E-posta ile ilişkili nelerin ek olarak gönderileceğini bilin. E-postayla iletişim kurmanın, e-posta ekleri konusunda da bazı kurallar vardır. Biriyle iletişim kurmadan önce nelerin gönderileceğini, nelerin gönderilmeyeceğini iyi anlayın.

  • Özel olarak istenen bilgilerle ilgili e-posta gönderiyorsanız proje veya istenen bilgilerde kullanılabilecek ekler sorun teşkil etmez, Ancak emin olmadan yabancılara her türlü bilgiyi göndermeyin.
  • Yüksek boyutlu ekler iletmekten kaçının. Gönderimi gerçekleştirmeden önce, gönderim gerçekleştireceğiniz ek dosyanın boyutunu kontrol edin.
  • Grafik veya arka plan resmi eklemeyin. Bu gibi dosyalar e-posta hafızasını dolduracağı gibi spam klasörüne düşme eğilimindedirler diğer yandan kurumsal bir iş ortamında profesyonelce karşılanmazlar.
  • Aşırı uzun bir imza kullanmayın. İdeal olarak imza, yalnızca adınızı, posta adresinizi, e-posta adresinizi ve telefon numaranızı içermelidir. Dilerseniz, iş unvanınızı da imzanıza dahil edebilirsiniz.

E-postayı Sonlandırırken

1. Alıcının nasıl yanıt vereceği konusunda bazı isteklerde bulunun. E-postanın sonuna doğru, alıcının geri dönüş için kullanabileceği yollarla ilgili talimatları verin.

  • Geri dönüş için kibarca uygun olabilecek zaman dilimlerinden söz edebilirsiniz.
  • Geri dönüşü beklediğiniz kanala uygun bir iletişim bilgisini gerektiği gibi ekleyin. “Bu, bana ulaşmak için en iyi e-postadır” diyebilir veya bir telefon görüşmesi talep edebilir ve numaranızı iliştirebilirsiniz.
  • Geri dönüş için oldukça net konuşun. “Ben yakında sizden haber bekliyorum” demeyin. Bunun yerine, “Umarım yakında sizden duyarız, bu sayede yeni bir bilgisayar sistemine geçiş işinin lojistiğini tartışabiliriz.” diyebilirsiniz.

2 Uygun bir kapanış cümlesi belirleyin. İsminizden önce kullanabileceğiniz profesyonelliğe uygun bazı kapanış cümleleri vardır.

  • “Yakında görüşürüz” veya “Kendinize dikkat edin” gibi kapanış cümleleri uygunsuz kaçacaktır. Emojilerden de uzak durmalısınız.
  • “İyi dileklerimle” veya “Saygılarımla” kalıplarından birisini kullanmanız çok daha profesyonel olacaktır.

3. Takip Et. İş dünyası oldukça meşguldür. Alıcının uygun bir zaman diliminde geri dönmediğini düşünüyorsanız e-postayı takip etmeniz uygun olur.

  • Gönderim gerçekleştirdiğiniz kişi cevap vermezse, muhtemelen kasıtlı bir davranış olarak geri dönüş yapmamış değildir. E-postanız spam klasörüne taşınmış olabilir.
  • Bir takip e-postası, daha önce göndermiş olduğunuz bir e-postayla doğrudan tekrar içermelidir. Kibar olun, “Muhtemelen çok meşgulsünüzdür biliyorum, ancak sadece e-postamın size ulaştığından emin olmak istedim.” gibi bir cümle ile başlayın. Ardından, orijinal mesajın konusunu kısaca tekrar yazın ve daha önce attığınız maili oluşturduğunuz mail ile birleştirin.

Yorum Yap